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Subject: Request for an appointment

Dear Mr.Smith:

I am writing this e-mail on behalf of Mr. Muller, our Manager in charge of overseas affairs department. 

He is scheduled to visit the U.S. on business late this month, and wishes to call on you at your office on that occasion.
The primary purpose of his visit is to attend exhibition.
His plan is as per attached itinerary, and it would be very grateful if you could meet with him in New York anytime between May 20th and May 30th.
I look forward to your early reply.

Sincerely,
Taro Yamada

日本語

件名:アポイントメントの依頼
スミス様
私はこのメールを国際部、マネージャーのミューラーに代わって書いております。

彼は今月下旬に出張でアメリカを訪れる予定ですが、その際に、あなたのオフィスを訪問し、あなたとお会いしたいと望んでおります。
彼の訪問の主な目的は、展覧会への出席です。旅行プランは添付の旅程表の通りです。彼のニューヨーク滞在中の5月20日～5月30日の間にお会いしていただけますと大変嬉しく思います。
早めのご返信をお待ち申し上げております。

敬具
山田太郎