英語

Subject: RE: My visit to Seattle
Dear Mr.Smith:

I have just received your email regarding the schedule change.
I am very sorry to tell you that I am unable to meet you on the 14th because I will be out of town on business. However, Mr. Bill Green, our sales manager, would be happy to meet with you on my behalf. I'm confident he is the best person to discuss the matter with you.
I hope that this will not cause you any inconvenience.

Sincerely yours,
Taro Yamada

日本語

件名：RE: シアトル訪問
スミス様

たった今，スケジュール変更に関するメールをいただきました。
大変残念ですが，1月14日は出張中で，私はお会いすることができません。しかし，弊社の営業部長ビル・グリーンが私の代わりに喜んでお会いいたします。彼はこの件について話し合うには最適の人物と確信しています。
この件であなたにご迷惑がかからなければよいと願っています。 

山田太郎より